Положення про обробку і захист персональних даних

Загальні поняття та сфера застосування.

1. Дане положення поширюється на діяльність з обробки персональних даних, яка здійснюється повністю або частково із застосуванням автоматизованих засобів, а також на обробку персональних даних, що містяться у картотеці чи призначені до внесення до картотеки, із застосуванням неавтоматизованих засобів

2. Визначення термінів:

   1. база персональних даних

      – іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;

   2. відповідальна особа

      – визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону;

   3. володілець персональних даних

      – фізична або юридична особа, яка визначає мету обробки персональних даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;

      загальнодоступні джерела персональних даних

      – довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишають свої персональні дані (окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);

   4. згода суб’єкта персональних даних

      – добровільне волевиявлення фізичної особи (за умови її поінформованості) щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, висловлене у письмовій формі або у формі, що дає змогу зробити висновок про надання згоди. У сфері електронної комерції згода суб’єкта персональних даних може бути надана під час реєстрації в інформаційно-телекомунікаційній системі суб’єкта електронної комерції шляхом проставлення відмітки про надання дозволу на обробку своїх персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, за умови, що така система не створює можливостей для обробки персональних даних до моменту проставлення відмітки;

   5. знеособлення персональних даних

      – вилучення відомостей, які дають змогу прямо чи опосередковано ідентифікувати особу;

   6. обробка персональних даних

      – будь-яка дія або сукупність дій, таких як збирання, реєстрація, накопичення, зберігання, адаптування, зміна, поновлення, використання і поширення (розповсюдження, реалізація, передача), знеособлення, знищення персональних даних, у тому числі з використанням інформаційних (автоматизованих) систем;

   7. персональні дані

      – відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;

   8. розпорядник персональних даних

      – фізична чи юридична особа, якій володільцем персональних даних або законом надано право обробляти ці дані від імені володільця. Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій володільцем та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;

   9. суб’єкт персональних даних

      – фізична особа, персональні дані якої обробляються;

   10. третя особа

       – будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника персональних даних та Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, якій володільцем чи розпорядником персональних даних здійснюється передача персональних даних;

   11. особливі категорії даних

       – персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, засудження до кримінального покарання, а також даних, що стосуються здоров’я, статевого життя, біометричних або генетичних даних.

3. Дане Положення обов’язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця (виконавця), які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків.
   
   
   

Перелік баз персональних даних.

1. Продавець (виконавець) є власником наступних баз персональних даних:

   1. – база персональних даних контрагенти.
      
      
      

Місцезнаходження бази персональних даних.

1. Вказані у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою продавця (виконавця).

Мета обробки персональних даних.

1. Метою обробки персональних даних у системі є зберігання та обслуговування даних контрагентів, відповідно до статей 6, 7 Закону України «Про захист персональних даних».

2. Метою обробки персональних даних є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин та господарських правовідносин, надання/отримання та здійснення розрахунків за придбані товари/послуги відповідно до Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

3. Обробка персональних даних здійснюється для конкретних і законних цілей, визначених за згодою суб’єкта персональних даних, або у випадках, передбачених законами України, у порядку, встановленому законодавством.

Порядок обробки персональних даних:

отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних.

1. Використання персональних даних передбачає будь-які дії володільця щодо обробки цих даних, дії щодо їх захисту, а також дії щодо надання часткового або повного права обробки персональних даних іншим суб’єктам відносин, пов’язаних із персональними даними, що здійснюються за згодою суб’єкта персональних даних чи відповідно до закону.

2. Використання персональних даних володільцем здійснюється у разі створення ним умов для захисту цих даних. Володільцю забороняється розголошувати відомості стосовно суб’єктів персональних даних, доступ до персональних даних яких надається іншим суб’єктам відносин, пов’язаних з такими даними.

   
   Підставами для обробки персональних даних є:
   

   – згода суб’єкта персональних даних на обробку його персональних даних;

   
   

   – дозвіл на обробку персональних даних, наданий володільцю персональних даних відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень;

   
   

   – укладення та виконання правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних або який укладено на користь суб’єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта персональних даних;

   
   

   – необхідність виконання обов’язку володільця персональних даних, який передбачений законом;

   
   

   – необхідність захисту законних інтересів володільця персональних даних або третьої особи, якій передаються персональні дані, крім випадків, коли потреби захисту основоположних прав і свобод суб’єкта персональних даних у зв’язку з обробкою його даних переважають такі інтереси.

   
   

3. Згода суб’єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.

   Згода суб’єкта персональних даних може бути надана у наступних формах:

   
   

   – документ на паперовому носії з реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу;

   
   

   – електронний документ, який має містити обов’язкові реквізити, що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу. Добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних доцільно засвідчувати електронним підписом суб’єкта персональних даних.

   
   

   – відмітка на електронній сторінці документа чи в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.

4. Згода суб’єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин та/або господарських правовідносин відповідно до чинного законодавства.

5. Повідомлення суб’єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані здійснюється під час оформлення цивільно-правових відносин та/або господарських правовідносин відповідно до чинного законодавства.

6. Про передачу персональних даних третій особі володілець персональних даних протягом десяти робочих днів повідомляє суб’єкта персональних даних, якщо цього вимагають умови його згоди або інше не передбачено законом.

7. Забороняється обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, засудження до кримінального покарання, а також даних, що стосуються здоров’я, статевого життя, біометричних або генетичних даних.

Права суб’єкта персональних даних.

1. Суб’єкт персональних даних має право:

   – знати про джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки, місцезнаходження або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника персональних даних або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом;

   
   

   – отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані;

   
   

   – на доступ до своїх персональних даних;

   
   

   – отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи обробляються його персональні дані, а також отримувати зміст таких персональних даних;

   
   

   – пред’являти вмотивовану вимогу володільцю персональних даних із запереченням проти обробки своїх персональних даних;

   
   

   – пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;

   
   

   – на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв’язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;

   
   

   – звертатися із скаргами на обробку своїх персональних даних до Уповноваженого або до суду;

   
   

   – застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних;

   
   

   – вносити застереження стосовно обмеження права на обробку своїх персональних даних під час надання згоди;

   
   

   – відкликати згоду на обробку персональних даних;- знати механізм автоматичної обробки персональних даних;

   
   

   – на захист від автоматизованого рішення, яке має для нього правові наслідки.

   
   

Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних.

1. Суб’єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб’єкта відносин, пов’язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.

2. Доступ суб’єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.

3. Суб’єкт персональних даних подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних володільцю персональних даних.

   У запиті зазначаються:

   – прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта персональних даних;

   – інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб’єкта персональних даних;

   – відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;

   – перелік персональних даних, що запитуються.

4. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

5. Протягом цього строку володілець персональних даних доводить до відома суб’єкта персональних даних, що запит буде задоволене або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

6. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам.

1. Поширення персональних даних передбачає дії щодо передачі відомостей про фізичну особу за згодою суб’єкта персональних даних.

2. Поширення персональних даних без згоди суб’єкта персональних даних або уповноваженої ним особи дозволяється у випадках, визначених законом, і лише (якщо це необхідно) в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

3. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб’єкта персональних даних, наданої володільцю персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.

4. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.

5. Суб’єкт відносин, пов’язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних володільцю персональних даних.

6. У запиті зазначаються:

   – прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи – заявника);

   
   

   – найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи – заявника);

   
   

   – прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;

   
   

   – відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника персональних даних;

   
   

   – перелік персональних даних, що запитуються;- мета та/або правові підстави для запиту.

   
   

7. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

   
   

   Протягом цього строку володілець персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволене або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

   
   

   Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом

   
   

8. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п’яти календарних днів.

9. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження такого рішення.

10. У повідомленні про відстрочення зазначаються:

    – прізвище, ім’я та по батькові посадової особи;

    
    

    – дата відправлення повідомлення;

    
    

    – причина відстрочення;

    
    

    – строк, протягом якого буде задоволене запит.

11. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.

12. У повідомленні про відмову зазначаються:

    – прізвище, ім’я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;

    
    

    – дата відправлення повідомлення;

    
    

    – причина відмови.

13. Рішення про відстрочення або відмову у доступі до персональних даних може бути оскаржено до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або суду.

Захист персональних даних:

способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних.

1. Володільця персональних даних обладнано системними і програмно-технічними засобами та засобами зв’язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.

2. Відповідальна особа організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом володільця персональних даних.

   Обов’язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці зазначаються у посадовій інструкції.

3. Відповідальна особа зобов’язана:

   – знати законодавство України в сфері захисту персональних даних;

   
   

   – розробити процедури доступу до персональних даних співробітників відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов’язків;

   
   

   – забезпечити виконання співробітниками володільця персональних даних вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність володільця персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних;

   
   

   – розробити порядок (процедуру) внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність володільця персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних, який, зокрема, повинен містити норми щодо періодичності здійснення такого контролю;

   
   

   – повідомляти володільця персональних даних про факти порушень співробітниками вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність володільця персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних у термін не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;

   
   

   – забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення вказаного суб’єкта про його права.

   
   

4. З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:

   – отримувати необхідні документи, у тому числі накази й інші розпорядчі документи, видані володільцем персональних даних , пов’язані із обробкою персональних даних;

   
   

   – робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах і автономних комп’ютерних системах;

   
   

   – брати участь в обговоренні виконуваних ним обов’язків організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці;

   
   

   – вносити на розгляд пропозиції щодо покращення діяльності та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження та варіанти усунення виявлених недоліків у процесі обробки персональних даних;

   
   

   – одержувати пояснення з питань здійснення обробки персональних даних;

   
   

   – підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків зобов’язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних.

6. Усі працівники володільця персональних даних зобов’язані додержуватися вимог конфіденційності щодо персональних даних та інформації щодо рахунків у цінних паперах та обігу цінних паперів.

7. Використання персональних даних працівниками суб’єктів відносин, пов’язаних з персональними даними, повинно здійснюватися лише відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов’язків. Ці працівники зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків, крім випадків, передбачених законом. Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.

8. Особи, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно законодавства України.

9. Персональні дані обробляються у формі, що допускає ідентифікацію фізичної особи, якої вони стосуються, не довше, ніж це необхідно для законних цілей, у яких вони збиралися або надалі оброблялися.

10. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але у будь-якому разі не довше строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних.

Видалення або знищення персональних даних.

1. Персональні дані видаляються або знищуються в порядку, встановленому відповідно до вимог закону.

2. Персональні дані підлягають видаленню або знищенню у разі:

   – закінчення строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних або законом;

   
   

   – припинення правовідносин між суб’єктом персональних даних та володільцем чи розпорядником, якщо інше не передбачено законом;

   
   

   – видання відповідного припису Уповноваженого або визначених ним посадових осіб секретаріату Уповноваженого;

   
   

   – набрання законної сили рішенням суду щодо видалення або знищення персональних даних.

3. Персональні дані, зібрані з порушенням вимог цього Закону, підлягають видаленню або знищенню у встановленому законодавством порядку.